資料品質先於金額
必要欄位缺漏、無效或過期日期、席次矛盾與不支援值，應先標示資料問題。無法可靠計算時，不產生看似精確的金額。
閒置席次對應支出
閒置席次＝購買席次－活躍席次閒置率＝閒置席次÷購買席次閒置席次對應支出＝年度成本×閒置率此規則只適用於按席次計價且資料完整的項目。它以平均席次成本估算檢視範圍，未考慮分級價格、最低承諾或不可縮減條款。
同類別工具待核對
同一資料中有兩個以上產品屬於同一類別時，系統形成群組線索。分類相同不代表功能重複、可以替代或應取消，因此不套用固定節省百分比。
日期與優先順序
有取消通知日時，以該日作為主要行動截止日；缺漏時提示查閱合約。續約日只提供時程資訊，不等同取消期限。已過期日期不會被視為安全，而會要求更新資料。
幣別與加總
不同幣別分開呈現；沒有匯率來源與基準日時，不直接合計。閒置席次對應支出也不與同類別工具年度成本混加成「可節省金額」。
禁止這樣解讀
- 結果不是完整或專業支出稽核。
- 線索不代表工具一定重複、浪費或可取消。
- 顯示金額不是保證節省、可回收金額或毛利提升。
- 工具未分析未提供的合約條款、實際使用紀錄與組織需求。